El cobro de las cuentas es uno de los elementos más importantes para el funcionamiento de un negocio. Sin embargo, reclamar su cumplimiento no es tan sencillo como parece, más aun considerando que debe cuidarse el modo para no dañar las relaciones comerciales con terceros. En este artículo te explicamos cómo realizar una administración de cuentas por cobrar eficiente gracias a la utilización de herramientas automáticas en la gestión del negocio.
¿Qué son las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar son aquellos derechos que tiene la empresa sobre un cliente que aún no se han materializado, es decir, deudas impagas.
Los motivos son varios, pero lo cierto es que la morosidad no es tan solo una cuestión de falta de capacidad financiera. Hay que recordar que el 80 % de las ventas que realizan las empresas son a crédito y, por lo tanto, este modelo de negocio es habitual.
Por ejemplo, es relativamente común que, en pagos fraccionados, el cliente se olvide del día del pago, aunque tenga la suficiente capacidad financiera para cumplir con ello. En estos casos, enviar un recordatorio es una forma interesante de evitar incumplimiento en este tipo de compromisos. Puede suceder, sin embargo, que muchos clientes no paguen por falta de recursos, pero para tomar cualquier decisión, hay que tener información disponible.
Como buena parte de los acuerdos comerciales actuales se basan en el crédito, es normal que muchas cuentas estén por cobrar porque se ha pactado un pago fraccionado o diferido. Esto, en principio, no tiene por qué ser problemático si se realiza el control que corresponde.
¿Cómo afecta la administración de las cuentas por cobrar a tu emprendimiento?
La administración de cuentas por cobrar es un aspecto de vital importancia para una buena gestión del negocio, siempre y cuando se haga cumpliendo con dos principios: garantizar el cobro y mantener tu cartera de clientes. En ocasiones, tendrás que tener en cuenta ambos puntos para tomar decisiones que mantengan un equilibrio de los intereses de tu negocio.
A la hora de garantizar el cobro, es importante que tengas en cuenta que el objetivo de toda empresa es minimizar los riesgos y tener un buen flujo de caja para así afrontar otras inversiones. Si no cobras las cuentas por no controlar los plazos de pago o las deudas que determinado cliente tiene con tu empresa, probablemente tengas problemas en el mediano plazo.
Por otra parte, para mantener tu cartera de clientes, en ocasiones tendrás que ponerte en contacto con ellos para renegociar el pago en función de garantías y las políticas que implementes. Por regla general, es mucho más fácil retener un cliente que hacer uno nuevo, y menos costoso, por lo que deberás considerar este punto a la hora de pensar en la administración de cuentas por cobrar.
Estas circunstancias te obligan a contar con herramientas que te permita no solo consultar el estado de tus cuentas, sino también tomar medidas para garantizar que cobras. Así, las deudas que terceros tengan con tu empresa no se transformarán en un dolor de cabeza.
¿Cómo llevar una eficiente administración de las cuentas por cobrar con el uso de la tecnología?
Como ves, la administración de cuentas por cobrar es un elemento de vital importancia para asegurar el buen funcionamiento de la empresa. Afortunadamente, los software de gestión inteligente constituyen un gran aliado que puede facilitar estos trámites de varias maneras, automatizándolos y simplificando las labores de cobranza.
Este tipo de herramientas cuentan con toda la información sobre los deudores, la cantidad a cobrar, vencimiento de las facturas y permite la posibilidad de realizar pagos y cobros en línea. Sin una información veraz y clasificada, es difícil afrontar los demás puntos.
Además, esta solución se integra con el sistema de contabilidad y CRM, de manera que no tendrás que utilizar varias herramientas para gestionar el cobro de las deudas. Trabajar con este software es sencillo y, sobre todo, funcional.
Finalmente, hay que destacar que con este software podrás automatizar los recordatorios a los clientes y que estos puedan revisar online el estado de sus deudas. Este es uno de los principales puntos fuertes de este tipo de soluciones, porque contribuye a reducir el tiempo medio de abono de las facturas.
Todas estas funcionalidades te permitirán reducir el tiempo que dedicas a estos trámites, así como las moras en el pago. Por estos motivos, apoyarte en herramientas para automatizar los procesos de cobro de cuentas te permitirá canalizar tus esfuerzos en los aspectos estratégicos y productivos.
