🚨 Nueva funcionalidad: Visibiliza y gestiona tus facturas rechazadas a tiempo
Gana control de las facturas que te rechazan y gestiónalas con tiempo
¿Sabes aproximadamente cuánto IVA has perdido por no tener visibilidad de las facturas que te rechazan? O, ¿tienes claro el tiempo que tú y tu equipo invierten en revisar exhaustivamente el historial de facturas emitidas, para poder hacer las notas de crédito antes de los 3 meses que da la ley para no perder el impuesto?
En Duemint estimamos que más del 1% de las facturas que se emiten son rechazadas. Hicimos el ejercicio con una muestra de nuestra base de datos, y nos encontramos con que:
- Solo en enero, se procesaron sobre 200 millones de dólares de facturas en formato XML.
- Del total antes mencionado, las facturas que fueron rechazadas superan los 4 millones de dólares.
* Este ejercicio, realizado únicamente con nuestra base, nos permite dimensionar la magnitud de las facturas rechazadas que existen actualmente en el mercado B2B de Chile.
El dolor
Hoy en día, las empresas se enfrentan al dolor de no tener la visibilidad y control de las facturas que les rechazan. Además, sufren las consecuencias de no recibir sus pagos a tiempo, ya que el nuevo período hábil para recibir los montos cuenta a partir de la fecha de emisión de la nueva factura, lo que termina poniendo en jaque su liquidez.
Para poder revisar la cantidad y cuáles facturas son rechazadas, se debe ingresar directamente al sitio web del Servicio de Impuestos Internos (SII). De otra manera, las empresas no se enteran oportunamente y pierden miles de millones de pesos que pudieron haberse recuperado.
El ida y vuelta tras una factura rechazada
Una vez que el área de facturación de la empresa emite la factura y ésta es rechazada, el equipo de cobranza deberá revisar si se trata de un error en el documento o si es un problema comercial. El Gerente del área deberá involucrarse en la revisión exhaustiva, y buscar entre un cúmulo de facturas.
Luego de la anulación viene un proceso de comunicación con el cliente para, una vez todo claro, volver a emitir la factura. En la práctica, se trata de un proceso engorroso que involucra distintas contrapartes tanto al interior como al exterior de la empresa. Sin mencionar que esto debe multiplicarse por la cantidad de facturas que suelen ser rechazadas para empresas medianas y grandes, lo que se traduce en grandes sumas de dinero y tiempo perdido.
¿Qué dice la ley?
Recordemos que según la Ley N° 19.983, un cliente tiene 8 días corridos desde la recepción de la factura por parte del SII para rechazarla. Si dentro de ese lapso no hay ningún reclamo ni observación, pasa a considerarse automáticamente como aceptada.
Por el lado de la empresa que emitió la factura rechazada, tendrá un lapso de 3 meses para hacer las respectivas notas de crédito y “saldar” la situación.
Una vez pasados los 3 meses, perderá automáticamente el derecho del IVA de las facturas y únicamente podrá recuperarlo mediante procesos que implican una considerable inversión en tiempo y recursos para la compañía.
El objetivo de la ley es “proporcionar mayor certeza en los plazos de acuso de recibo, permitiendo así mayor liquidez y menores costos financieros para las empresas vía factoring”.
Pero…¿qué motivos tiene un cliente para rechazar una factura?
Las razones pueden ser variadas y no siempre se relacionan con un “error” en el documento como tal. Las más comunes son:
- Inconformidad con el monto o productos señalados.
- Desacuerdos en el formato de la factura (Ej: Hay empresas grandes que solicitan que la factura esté estructurada de acuerdo a sus requerimientos particulares).
- Falla en la comunicación entre el proveedor y el cliente (Ej: El cliente desconoció en primera instancia el nombre de la empresa que emitió la factura y decidió rechazarla).
- Problemas en la relación comercial entre proveedor y cliente.
- Rechazos automáticos por inconsistencias de sistema. (Muchas veces, ni el mismo cliente se entera de que rechazó la factura, ya que quizás usa algún sistema que hizo el rechazo automático por algún motivo particular).
¿Te ha pasado alguna de estas? Bueno…¡Ya no tendrás que preocuparte!
¡Recibe notificaciones inmediatas de las facturas que te rechazaron!
En Duemint activamos una nueva funcionalidad en el portal de nuestros clientes, que notifica la cantidad de facturas rechazadas y aquellas que están pendientes de gestión, todo esto con el objetivo de que ganes en visibilidad y tiempo y que no sigas perdiendo o retrasando la llegada de sumas de dinero que necesitas para dar liquidez a tu empresa.
Mejora la salud de la relación con tus clientes
Tener muchas facturas rechazadas es una alerta de que la salud de tu relación con esos clientes no está bien. Por este motivo, es importante mantener una buena comunicación con ellos, en la cual:
- Sepas a través de cuál medio prefieren recibir la factura.
- Esté clara la información adicional que necesitan ver reflejada en el documento.
- Haya claridad de los productos y servicios transaccionados.
- Exista un desglose de todos los cargos adicionales que puedan generarse y la razón.
Esto último, sumado a la rápida detección de facturas rechazadas que te ofrecerá nuestra plataforma, será de gran ayuda para que siempre tengas tiempo de rectificar esos documentos sin perder mucho tiempo ni recursos.
Comienza a disfrutar de esta actualización en 4 pasos
- Ingresa a Duemint desde tu navegador e inicia sesión con tu cuenta.
2. En la página de inicio de tu cuenta se mostrará un mensaje de la siguiente manera:
3. Al hacer clic en ver detalle verás las facturas que están rechazadas y se verá como se muestra en la imagen:
4. Finalmente, al cliquear una de las facturas rechazadas, se abrirá el gestor donde podrás ver la información de rechazo de la siguiente manera:
¡Y listo!
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¿Qué esperas? Comienza a aprovechar esta nueva funcionalidad completamente GRATIS en tu portal.🙌
Y si aún no te enteras cuándo te rechazan las facturas, deja de sufrir.
Transforma tu proceso de cobranza con Duemint aquí🚀
