5 indicadores clave (KPIs) que te ayudarán a monitorear tus cuentas por cobrar

El 2021 fue un año de incertidumbre para las empresas y 2022 podría ser más desafiante. Hace casi un año, la encuesta “Impacto Pandemia” de la Asociación de Emprendedores de Chile (Asech) detectaba que el 77,8% de los encuestados consideraba que el mayor factor de riesgo para el año era la falta de liquidez. El origen de este problema estaba en las bajas ventas, pero también en el seguimiento a las cuentas por cobrar.

Pese a las dificultades, el año pasado permitió la recuperación de muchas empresas chilenas, en medio de un crecimiento anual de la economía local de 12%, el mayor de su historia. Pero para 2022 el panorama se ve más complejo: el Banco Central de Chile espera un crecimiento económico cercano al 2% anual y la inflación -que cerró 2021 en 7,2%, su nivel más alto en 14 años- podría seguir elevándose por el impacto de la guerra en Ucrania.

En este escenario, volver a poner a las cuentas por cobrar en el centro de atención es fundamental para mantener niveles adecuados de liquidez. No se trata de una tarea sencilla, ya que implica presionar a los equipos de cobranzas para recolectar más efectivo de una base de clientes que es menos probable que pague a tiempo.

Para ayudar a su negocio, le presentamos cinco indicadores clave de rendimiento (KPIs, por su sigla en inglés) para monitorear el desempeño de sus cuentas por cobrar y saber cómo se puede mejorar.

• KPI #1: Promedio de días de morosidad (ADD)

El promedio de días de morosidad (ADD o Average Days Delinquent) proporciona una “foto” para tener una visión rápida del rendimiento general de sus cobranzas. Su cálculo es simple y los datos requeridos son confiables y de fácil acceso: solo se necesita la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar (generalmente establecida en contratos y facturas) y la fecha en que se recibió ese pago (registrada en el punto de pago).

La ventaja del PDM es que ofrece una visión valiosa del manejo de cobranzas, sin demandar un gran esfuerzo de parte de usted o su equipo, ya que hay pocas posibilidades de que introduzcan sesgos o inexactitudes.

Una investigación reciente de la firma de análisis de procesos en los negocios, Celonis, reveló que las compañías con mejores rendimientos tienen PDM de ocho días. Pero el promedio de todas las empresas fue de 30 días. Si sus cifras están por encima de ese número, es probable que tenga algunos problemas de rendimiento de sus cobranzas. Para descubrir cuál es el origen del problema deberá observar otras métricas.

• KPI #2: Período medio de cobro (DSO)

Este indicador (DSO o Days Sales Outstanding) se refiere al tiempo que tarda en hacerse efectiva una cuenta por cobrar, es decir, el tiempo que transcurre entre la venta y la materialización de su pago en la caja de la compañía.

Con este indicador podrá identificar a los pagadores problemáticos y a los clientes que con frecuencia elevan este índice. Esto le permitirá rastrear los cobros del mes y ofrecer planes de pagos más adecuados a sus clientes.

Las fluctuaciones en DSO pueden incluso ayudarlo a comprender cómo las diferentes fuerzas del mercado influyen en los tiempos de pago, para que pueda adaptar a eso su estrategia de cobro.

• KPI #3: Porcentaje de cuentas por cobrar actual

 El gran problema con el período medio de cobro es que no considera las cuentas por cobrar antes de su vencimiento. Solo se ocupa de las cuentas por cobrar que ya se han convertido en un problema. Por lo tanto, no puede hacer nada para ayudar a su equipo de cobros a trabajar de manera proactiva. Ahí es donde entra este tercer indicador.

El porcentaje de cuentas por cobrar actual ayuda a comprender mejor el ratio entre las cuentas por cobrar actuales y las vencidas. En lugar de solo mirar los pagos atrasados, ayuda a los equipos a ser más proactivos con las cuentas por cobrar de alto valor que están a punto de vencer.

Por lo mismo, este KPI está impulsando una transformación en los equipos de cobranzas mostrándoles que lograr los mejores resultados deben cambiar el foco que ponen en las cuentas por cobrar más antiguas y, centrarse en la tríada antigüedad, valor y riesgo. Así pueden recuperar más efectivo, más rápido y perder menos tiempo en pagos atrasados ​​que nunca llegarán.

• KPI #4: Índice de Efectividad de Cobranzas (CEI)

El índice de efectividad de cobranzas (CEI o Collection Effectiveness Index) analiza específicamente la eficacia de su departamento de cobros para asegurar los pagos vencidos dentro de un período de tiempo específico. Al calcular el porcentaje de pagos cobrados contra las cuentas por cobrar disponibles, puede ver claramente si podría tener un problema o no.

Idealmente, este número debería estar por encima del 80%, y los mejores departamentos de cuentas por cobrar alcanzan niveles de 83% de CEI. Si es más bajo que ese nivel, es una clara indicación de que algo se interpone en el camino de su capacidad de ejecución, ya sea la salud financiera de su cliente, cómo se dirige a cuentas específicas o la eficiencia del equipo.

A medida que su organización y el departamento de A/R evolucionan, el seguimiento de esta métrica le irá entregando información actualizada sobre las dificultades en sus procesos, a medida que ocurren.

• KPI #5: Costo operativo por cobro

El seguimiento del costo operativo por cobro es muy valioso para optimizar el trabajo de recaudación. Es una de las pocas métricas que va más allá de las cuentas por cobrar y considera cómo la capacidad de ejecución de su equipo, y los procesos que los rodean, pueden mejorarse para reducir los costos por cobro.

Cuando se realiza un seguimiento preciso, se pueden encontrar cambios y optimizaciones significativos, como por ejemplo la automatización de procesos. Los datos precisos de costo por recaudación pueden ayudarlo a comprender dónde se puede aplicar la automatización para maximizar sus beneficios.

Cada vez más equipos de cobranzas reconocen que no hay mucho que puedan hacer para mejorar los cobros utilizando los métodos y las métricas que tienen hoy en día. Ser más proactivos juega un rol importante, así como también, revisar internamente, en busca de oportunidades para mejorar la eficiencia en la capacidad de ejecución.

El costo operativo por cobro es una herramienta muy valiosa para los equipos interesados ​​en ofrecer esas optimizaciones y mejoras internas.

Prepárese para el futuro de la cobranza

Los últimos años no han sido fáciles para las empresas chilenas y el 2022 seguirá ofreciendo un escenario desafiante para los negocios. Los equipos de cobranza han recibido estos impactos y adaptado en cierta forma sus estrategias. Pero probablemente este sea el momento adecuado para definir cómo quieren que sea su “nueva normalidad” a largo plazo.

Las métricas descritas anteriormente pueden desempeñar un papel importante en la transformación y el progreso de los equipos de cobranza. Al proporcionar datos sobre el desempeño y el origen de los desafío, pueden contribuir a maximizar la capacidad de ejecución, mejorar las operaciones y finalmente traer más efectivo al negocio, en medio de tiempos inciertos.