5 tips para una cobranza efectiva
Gestionar las cobranzas de una empresa no tiene que ser un dolor de cabeza utilizando de manera inteligente y conectada los atributos de un buen software de gestión y las habilidades profesionales de nuestro personal.
Evitar la morosidad, mantener un estado actualizado y en línea de las facturas, conocer a la perfección los procesos internos de cobranza y medir la eficiencia constantemente, son algunos de los métodos más eficaces para mantener una cartera ordenada.
1. Optimizar el proceso de cobranza
Generar un organigrama del proceso es uno de los primeros pasos a seguir para lograr una cobranza efectiva. Son varias preguntas que debemos formular para obtener un esquema único, sea por rubros o grupos de clientes.
¿A quiénes estamos cobrando? ¿cómo operará el sistema de notificaciones de facturas, avisos y vencimientos? ¿quiénes estarán a cargo de cada proceso y cliente?
Crear un diagrama de flujo claro, con estados accionables por proceso y procedimientos transparentes a seguir, ayudará a lograr las metas de la organización.
2. Automatización y proactividad
Lograr que tus clientes paguen a tiempo, requiere manejar un calendario esquematizado, obedeciendo el proceso que se ha delineado previamente. Estos procedimientos se pueden automatizar gracias a los software de gestión de cobranzas, lo que no solo permite generar alertas automáticas, llevar los inventarios de facturas y cobros en línea, también permite llevar un seguimiento que fomenta la proactividad del proceso.
Al sistematizar la cobranza, se genera un flujo virtuoso que sincroniza fechas con avisos y notificaciones que permite realizar un seguimiento prolijo de la cartera de clientes. Los plazos se llevan con toda cautela, el calendario advierte sobre fechas clave, y es posible comunicarse con total fluidez, recordatorios de cobranza, alarmas de reclamos o fechas de pago que han caducado, permiten una gestión provechosa, sin desperdiciar recursos.
3. Orden en las facturas y estados online
En el pasado llevar las facturas en su estado físico, podía causar no solo la perdida de datos, sino que afectaba la posibilidad proactiva de los miembros de nuestro equipo contable y de cobranzas de realizar una gestión eficiente.
Cada factura nueva requiere atención, y es por esto, que es necesario su chequeo oportuno y cuidadoso, para comenzar el proceso de cobranzas de la manera más expedida, facilitando el pago de parte de clientes y evitando que los rechazos o disputas por valores u otra información mal detallada, se transformen en un largo pleito sin retornos positivos.
Actualmente, sincronizar las facturas es sencillo con los software disponibles, más aún con factura electrónica.
4. Priorizar la cartera de clientes
Conocer la antigüedad y deuda de cada cliente, su historial de pagos y en qué etapa de la gestión de cobranza se encuentra, ayudará a optimizar los esfuerzos del equipo, y se podrán realizar operaciones eficientes, priorizando los llamados y esfuerzos de nuestros ejecutivos para mejorar la eficiencia de la gestión.
5. Medir y analizar la eficiencia de cobros
Si ya se ha priorizado la cartera de clientes, es probable que también se hayan descubierto puntos en común entre ellos. Pero, ¿qué indicadores deberíamos medir para poder llevar un análisis cuidadoso y que facilite ejecutar mejoras en el sistema de cobranzas?
-El plazo promedio de cobranza o PPC: indicador que mide el promedio de días transcurridos entre la emisión de facturas y el pago.
-Antigüedad (promedio) de la deuda: promedio de días transcurridos desde la facturación.
-Porcentaje de la deuda vencida: porcentaje de la deuda total que ha vencido.
-Porcentaje de clientes ya gestionados: este valor nos muestra el porcentaje de la cartera vencida en un plazo determinado (1 mes, 15 días, etc.) que ha sido gestionado por el equipo de cobranzas.
Para gestionar los cobros de manera eficaz, proactiva y analítica, un software de gestión de cobranzas como Duemint permitirá a tu empresa optimizar sus recursos de manera fácil y automática, permitiendo una relación expedita con clientes, aumentando la efectividad de pagos y reduciendo el tiempo invertido en esta tarea.
