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12 de septiembre de 2024
El ciclo de vida de una factura abarca desde la emisión hasta su pago final. Para optimizar cada fase del proceso de cobranza, es fundamental monitorear indicadores clave de desempeño (KPIs).
Estos indicadores permiten identificar cuellos de botella, mejorar la eficiencia y reducir los tiempos de pago. A continuación, te explicamos las etapas del ciclo de vida de una factura, los KPIs clave, su fórmula de cálculo y ejemplos.
1. Emisión de la factura
La primera etapa es la creación y envío de la factura al cliente. Un proceso ágil y preciso en esta fase es crucial.
KPI: Tiempo de emisión de la factura
Fórmula: Tiempo de emisión de la factura = Fecha de emisión - Fecha de entrega del producto/servicio
Ejemplo: Si entregas un producto el 1 de septiembre y emites la factura el 5 de septiembre, el tiempo de emisión es de 4 días.
KPI: Porcentaje de facturas con errores
Fórmula: Porcentaje de facturas con errores = (Número de facturas con errores / Número total de facturas emitidas) * 100
Ejemplo: Si emites 100 facturas y 5 contienen errores, el porcentaje de facturas con errores es del 5%.
2. Recepción por parte del cliente
Una vez enviada la factura, es clave asegurar que el cliente la reciba y acepte sin contratiempos.
KPI: Confirmación de recepción de la factura
Fórmula: Confirmación de recepción = Fecha de confirmación de recepción - Fecha de envío de la factura
Ejemplo: Si envías la factura el 5 de septiembre y el cliente confirma la recepción el 7 de septiembre, el tiempo de confirmación de recepción es de 2 días.
KPI: Tasa de aceptación de facturas
Fórmula: Tasa de aceptación de facturas = (Número de facturas aceptadas sin modificaciones / Número total de facturas enviadas) * 100
Ejemplo: Si envías 50 facturas y 48 son aceptadas sin modificaciones, la tasa de aceptación es del 96%.
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3. Periodo de vencimiento
En esta fase, la factura está pendiente de pago antes de su vencimiento.
KPI: Días de venta pendientes (DSO)
Fórmula: DSO = (Cuentas por cobrar / Ventas totales) * Número de días del periodoEjemplo: Si tienes cuentas por cobrar por $10,000, ventas anuales de $100,000, y analizas un periodo de 365 días, el DSO es de 36.5 días.
KPI: Facturas en riesgo
Fórmula: Facturas en riesgo = (Número de facturas cercanas a vencimiento / Número total de facturas pendientes) * 100
Ejemplo: Si tienes 10 facturas a punto de vencer de un total de 50 facturas pendientes, el porcentaje de facturas en riesgo es del 20%.
4. Pago
En esta etapa, el cliente realiza el pago de la factura.
KPI: Tasa de cumplimiento de pagos a tiempo
Fórmula: Tasa de cumplimiento de pagos a tiempo = (Número de facturas pagadas a tiempo / Número total de facturas pagadas) * 100Ejemplo: Si de 100 facturas pagadas, 85 se pagaron a tiempo, la tasa de cumplimiento es del 85%.
KPI: Tasa de recuperación de pagos atrasados
Fórmula: Tasa de recuperación de pagos atrasados = (Número de facturas atrasadas cobradas / Número total de facturas atrasadas) * 100
Ejemplo: Si tienes 20 facturas atrasadas y logras cobrar 15, la tasa de recuperación es del 75%.
5. Conciliación
Una vez recibido el pago, es importante conciliar las facturas correctamente.
KPI: Tiempo de conciliación de pagos
Fórmula: Tiempo de conciliación de pagos = Fecha de conciliación - Fecha de recepción del pago
Ejemplo: Si recibes el pago el 10 de septiembre y lo concilias el 12 de septiembre, el tiempo de conciliación es de 2 días.
Medir el ciclo de vida de una factura y monitorear los KPIs adecuados en cada etapa del proceso de cobranza es esencial para mejorar el flujo de caja y reducir los tiempos de pago.
Implementar una solución automatizada, como la que ofrece Duemint, te permitirá gestionar estos KPIs de manera eficiente, asegurando un proceso de cobranza fluido y efectivo. Agenda tu demo gratis aquí
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