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Ciclo de vida de una factura: KPIs para cada etapa del proceso de cobranza

Ciclo de vida de una factura: KPIs para cada etapa del proceso de cobranza

El ciclo de vida de una factura abarca desde la emisión hasta su pago final. Para optimizar cada fase del proceso de cobranza, es fundamental monitorear indicadores clave de desempeño (KPIs).

Estos indicadores permiten identificar cuellos de botella, mejorar la eficiencia y reducir los tiempos de pago. A continuación, te explicamos las etapas del ciclo de vida de una factura, los KPIs clave, su fórmula de cálculo y ejemplos.

1. Emisión de la factura

La primera etapa es la creación y envío de la factura al cliente. Un proceso ágil y preciso en esta fase es crucial.

  • KPI: Tiempo de emisión de la factura

    Fórmula: Tiempo de emisión de la factura = Fecha de emisión - Fecha de entrega del producto/servicio

    Ejemplo: Si entregas un producto el 1 de septiembre y emites la factura el 5 de septiembre, el tiempo de emisión es de 4 días.


  • KPI: Porcentaje de facturas con errores

    Fórmula: Porcentaje de facturas con errores = (Número de facturas con errores / Número total de facturas emitidas) * 100


    Ejemplo: Si emites 100 facturas y 5 contienen errores, el porcentaje de facturas con errores es del 5%.

2. Recepción por parte del cliente

Una vez enviada la factura, es clave asegurar que el cliente la reciba y acepte sin contratiempos.

  • KPI: Confirmación de recepción de la factura

    Fórmula: Confirmación de recepción = Fecha de confirmación de recepción - Fecha de envío de la factura

    Ejemplo: Si envías la factura el 5 de septiembre y el cliente confirma la recepción el 7 de septiembre, el tiempo de confirmación de recepción es de 2 días.


  • KPI: Tasa de aceptación de facturas


    Fórmula
    : Tasa de aceptación de facturas = (Número de facturas aceptadas sin modificaciones / Número total de facturas enviadas) * 100


    Ejemplo: Si envías 50 facturas y 48 son aceptadas sin modificaciones, la tasa de aceptación es del 96%.

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3. Periodo de vencimiento

En esta fase, la factura está pendiente de pago antes de su vencimiento.

  • KPI: Días de venta pendientes (DSO)


    Fórmula
    : DSO = (Cuentas por cobrar / Ventas totales) * Número de días del periodo

    Ejemplo: Si tienes cuentas por cobrar por $10,000, ventas anuales de $100,000, y analizas un periodo de 365 días, el DSO es de 36.5 días.


  • KPI: Facturas en riesgo


    Fórmula
    : Facturas en riesgo = (Número de facturas cercanas a vencimiento / Número total de facturas pendientes) * 100


    Ejemplo: Si tienes 10 facturas a punto de vencer de un total de 50 facturas pendientes, el porcentaje de facturas en riesgo es del 20%.

4. Pago

En esta etapa, el cliente realiza el pago de la factura.

  • KPI: Tasa de cumplimiento de pagos a tiempo


    Fórmula
    : Tasa de cumplimiento de pagos a tiempo = (Número de facturas pagadas a tiempo / Número total de facturas pagadas) * 100

    Ejemplo: Si de 100 facturas pagadas, 85 se pagaron a tiempo, la tasa de cumplimiento es del 85%.


  • KPI: Tasa de recuperación de pagos atrasados


    Fórmula
    : Tasa de recuperación de pagos atrasados = (Número de facturas atrasadas cobradas / Número total de facturas atrasadas) * 100


    Ejemplo: Si tienes 20 facturas atrasadas y logras cobrar 15, la tasa de recuperación es del 75%.

5. Conciliación

Una vez recibido el pago, es importante conciliar las facturas correctamente.

  • KPI: Tiempo de conciliación de pagos

    Fórmula: Tiempo de conciliación de pagos = Fecha de conciliación - Fecha de recepción del pago

    Ejemplo: Si recibes el pago el 10 de septiembre y lo concilias el 12 de septiembre, el tiempo de conciliación es de 2 días.

Medir el ciclo de vida de una factura y monitorear los KPIs adecuados en cada etapa del proceso de cobranza es esencial para mejorar el flujo de caja y reducir los tiempos de pago.

Implementar una solución automatizada, como la que ofrece Duemint, te permitirá gestionar estos KPIs de manera eficiente, asegurando un proceso de cobranza fluido y efectivo. Agenda tu demo gratis aquí

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