¿Cómo realizar una auditoría de cuentas por cobrar?

Si nunca has hecho una auditoría de cuentas por cobrar o aún no sabes como administrar tus cuentas por cobrar, llegaste al lugar correcto 😃.

Auditoría de cuentas por cobrar

El manejo eficiente de los recursos financieros de una empresa es clave para disponer de la liquidez que la haga crecer. Para ello, es necesario el buen desempeño del personal y el uso de herramientas tecnológicas que faciliten la administración del activo circulante, es decir, los recursos de los que dispone el negocio en cualquier momento, como son el efectivo, cartera de clientes, inversiones a corto plazo y cuentas por cobrar.

¿Por qué realizar una auditoría de cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar forman parte del activo de la empresa, por tanto, es indispensable mantener una cartera ordenada, llevar un registro de estos movimientos y darles la formalidad que asegure el que se conviertan en dinero en los plazos establecidos, así como identificar posibles situaciones de riesgo.

Una auditoría de cuentas por cobrar permite comprobar su origen y autenticidad, llevar un registro de las facturas e historial de cada cliente, estar al tanto de los procesos de cobranza y analizar resultados. Los beneficios de llevar un registro actualizado de tus cuentas por cobrar son inmensos. Es una tarea clave para poder convertir en dinero efectivo las ventas de tu empresa.

La mejor manera de mantener tus cuentas por cobrar en orden es usando un software de cobranza. Tanto en Chile como en México existen softwares que automatizan tu cobranza en sólo cuestión de minutos. El hecho de tener tu facturador electrónico en línea con tu cuenta bancaria te ayudará a mantener tus cuentas por cobrar en orden.

 

¿Cómo puedo hacer una auditoría?

La forma de realizar una auditoría de cuentas por cobrar dependerá, entre otras cosas, del sector al que pertenece el negocio, conclusiones obtenidas del control interno, revisión de procesos de contabilidad, etc. De manera general, a continuación te presentamos el paso a paso ✅ para realizar una auditoría a nivel interno:

  • Verificar la existencia de los documentos por cobrar, comprobar su validez, asegurarse de que estén debidamente firmados y resolver cualquier irregularidad.
  • Revisar que existan y se apliquen correctamente políticas de cuentas por cobrar.
  • Verificar que los soportes de estas cuentas estén en orden.
  • Revisar que los movimientos se registren adecuadamente.
  • Verificar el respaldo de las cuentas por cobrar.
  • Comprobar la existencia de títulos en empresas relacionadas y verificar en sus estados financieros si el monto de las utilidades a repartir coincide con los documentos por cobrar.
  • Comprobar vigencia y asegurarse que se apliquen las medidas de seguridad.
  • Examinar autorizaciones y boleta de ventas que generó el documento por cobrar y verificar que los datos coincidan.
  • Asegurarse que existan documentos sobre los empleados que son deudores de la empresa.
  • Revisar que los cobros realizados por concepto de intereses hayan sido calculados adecuadamente.
  • Controlar el efectivo que se recibió de proveedores.
  • Revisar si existen anticipos a proveedores para garantizar la entrega de mercancía y si existen documentos que los respalden

 

💡 Cuentas claras, clientes saludables: Si, es probable que tus clientes se retrasen en sus pagos, pero eso no quiere decir que no pagarán. No dejes que la ansiedad te consuma ni menos que tomes malas decisiones. Todo va a estar bien, olvídate de la aburrida tarea de cobrar y enfocándote 100% en tu negocio.

 

Deudores incobrables

Las cuentas incobrables son aquellas que no han sido pagadas en 6 meses desde cumplida la fecha de pago, lo cual trae consecuencias negativas al afectar la liquidez de la empresa. En la auditoría se realizan las siguientes acciones:

  • Verificar la ubicación física de los documentos.
  • Revisar antecedentes y documentos de deudores incobrables para asegurarse que se usaron todas las instancias para su cobro.
  • Verificar que se haya utilizado el método adecuado para calcular la estimación de estos deudores.
  • Comprobar que la estimación de cobro se ajuste a las disposiciones legales.
  • Asegurarse que los ajustes por inflación o corrección monetaria hayan sido registrados.
  • Revisar si alguno de estos deudores se ha presentado a cancelar la deuda.

Duemint se creó para hacerte la vida más fácil

Por si no sabías, Duemint es una plataforma de gestión en la nube que ayuda a mantener un calendario esquematizado de las cuentas por cobrar, facturas, documentos e información de tus clientes. Posee funciones como:

  • 🧾 Gestión de facturas: Sincroniza las facturas de la empresa sin importar el software de facturación que se utilice.
  • 📈 Cobranza predictiva: Duemint analiza el comportamiento de pago de miles de deudores para predecir cómo será su comportamiento de pago.
  • 🤖 Automatización de recordatorios: Se envían notificaciones por correo electrónico para evitar que los clientes se atrasen con los pagos. El usuario define cuándo y cómo se enviarán o se pueden aceptar las recomendaciones de la plataforma.
  • 🧑‍ Gestión e historial de clientes: La plataforma almacena toda la información de los clientes, su antigüedad,  historial de pagos, deuda actual y su estatus, para agilizar los procesos de cobro y notificaciones de cada uno de ellos.
  • 🔬 Análisis de datos: Es importante considerar ciertas métricas para identificar la eficiencia o fallos en el sistema de cobranza, por ejemplo, el plazo entre emisión de factura y pago, antigüedad de la deuda, porcentaje de deuda vencida y porcentaje de cartera vencida en un plazo determinado.

Apoyarse en una solución como Duemint permite llevar una mejor gestión de las deudas, reducir el ciclo de cobro y advertir cualquier incidente en etapas tempranas, antes de que se convierta en un problema mayor. Además, el realizar una auditoría de cuentas por cobrar se te simplificará al máximo porque tendrás toda la información ordenada y en tiempo real.

 

 

 

 

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