5 recomendaciones para escribir un correo de cobranza efectivo

Correo de cobranza
Utilizar un asunto informativo y lenguaje comprensible, junto con datos sobre términos y plazos de pago, son solo algunos de los consejos que le permitirán a tu empresa alcanzar una recaudación exitosa.

El uso de correos de cobranza es una de las estrategias indispensables para los equipos de recaudación, ya sea que se trate de hacer el seguimiento preventivo a las cuentas por pagar o para la cobranza de deudas vencidas.

Especialmente para las pequeñas y medianas empresas, entre las ventajas del envío de mails como método de cobranza destacan:

  • La entrega de información relevante sobre fechas y saldos de forma directa al cliente
  • El ahorro de tiempo por la posibilidad de programar los envíos de correos
  • La posibilidad de contar con un canal bidireccional de comunicación
  • Los bajos costos de implementación como herramienta

Pero ¿qué distingue a un correo de cobranza realmente efectivo al momento de lograr una mejor recaudación? Aquí te contamos algunas recomendaciones para aplicar a su forma y contenido para lograr el envío de correos de cobranza efectivos.

1.- Usa un formato y contacto institucional

Cuando hablamos de correos de cobranza, el formato de envío es muy importante para generar credibilidad y una respuesta positiva en el cliente. Siempre utiliza un correo electrónico asociado a tu empresa y que indique el nombre institucional. Recuerda que al final debe estar la firma y todos los datos de contacto, para ofrecer distintas alternativas de respuesta. Lo ideal es crear una plantilla de correo electrónico y estandarizar el mensaje que envíes dependiendo de la etapa de cobranza en la que se encuentre tu cliente.

2.- Entrega información relevante y clara en el asunto

El asunto es lo primero que se ve. Por lo tanto, debes lograr captar la atención del lector para que decida abrir el correo de cobranza. Se recomienda un mensaje claro y directo, que indique el objetivo principal del correo: recordar el próximo vencimiento de la deuda; avisar el actual vencimiento; o dar un último aviso de cobranza. En términos de extensión, los expertos recomiendan no superar los 30 caracteres.

3.- Siempre envía correos personalizados

La cobranza es un tema delicado, por lo tanto, lo primero es la cordialidad. Mantén un lenguaje amable y fácil de entender. Evitar hacer envíos masivos que no personalicen información del remitente y siempre dirígete a ellos por su nombre. Evita el uso de lenguaje legal y de cobranza que no sea fácilmente comprensible por la gente.

4.- Sé claro respecto a deudas, urgencia e importancia de los pagos

En el cuerpo del correo de cobranza, es indispensable que puedas ser concreto y no extenderme innecesariamente en el mensaje. La recomendación es que no sobrepases las 200 palabras, pero existe flexibilidad. Lo primero es que debes mencionar cuál es el objetivo principal del correo: recordar una deuda, avisar el vencimiento, etc. Luego es fundamental que indiques los montos adeudados y las fechas de pago. Puedes agregar información adicional respecto a beneficios o facilidades de pago que pueda tener algún cliente en específico.

5.- Establece acciones a realizar

Por último, al cierre, debe quedar claro qué se le está pidiendo al cliente con el correo. Es clave que puedas indicar textualmente la acción concreta que debe realizar: acercarse a realizar el pago o ponerse al día con la deuda, entre otros. Una buena recomendación es que solicites confirmación de recepción, para quedar en contacto con el cliente.

Por último, te invitamos a probar Duemint, un software de cobranza que te permitirá automatizar el proceso de envío de correos electrónicos de cobranza. Además, podrás estandarizar el diseño y mensaje de los recordatorios para que todas tus comunicaciones de cobranza con los clientes tengan el mismo estilo.

 

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