Las etapas de la cobranza

Mediante el procedimiento de cobranza, las empresas pueden hacer efectiva la recepción de los valores correspondientes a las deudas que sus clientes han contraído con ellas. De su eficiencia dependen el flujo de caja positivo y la liquidez necesaria para apalancar el crecimiento y cubrir los gastos administrativos y operativos del negocio.

En el proceso de recupero se pueden distinguir cuatro etapas de la cobranza que vale la pena conocer:

    1. Cobranza preventiva

      En primer lugar tenemos a la cobranza preventiva. Esta hace referencia a la gestión de cobro que se aplica a la cartera de clientes que, producto de un análisis, son calificados con un “alto riesgo de entrar en mora”. Por ejemplo, aquellos con dificultades económicas o flujo de caja débil.

      Este tipo de cobro se ejecuta realizando un monitoreo de la factura🧾 desde el momento de su emisión, enviando recordatorios de pago mediante emails y mensajes de texto. Todo, en cantidad moderada y con un tono amable.

      Su objetivo principal generar hábitos de pago en los clientes, minimizando así las moras y las carteras incobrables.

    2. Cobranza administrativa

      En segundo lugar, en esta fase del procedimiento de cobro se engloba toda la gestión de control, seguimiento y cobranza que hay entre la emisión de la factura, el recaudo de su valor y el resumen de la deuda. Se compone de:

      • Gestión y seguimiento de los pagos desde antes de su fecha de vencimiento.
      • Recaudo e identificación del pago.
      • Recuperación, actualización y monitoreo de la cartera vencida.
      • Contactos de negociación para recuperar créditos vencidos.
      • Generación de informes de resultados📈 .

      El proceso incluye tanto la cartera corriente como la cartera vencida. Sin embargo, en el caso de las moras, aborda aquellas de carácter temprano. De hecho, en los casos en los que han pasado más de 21 días desde la fecha de pago suele reconocerse una etapa más conocida como cobranza extrajudicial. Esta incluye llamadas, envió de cartas y renegociaciones.

    3. Cobranza Extra-judicial

      En tercer lugar tenemos esta etapa de la cobranza en que  el acreedor realiza cobros y notificaciones a los clientes que han tenido atrasos en el pago de sus productos. En Chile, en esta etapa de cobranza se informa de la situación de morosidad a terceros a través de empresas como Dicom/Equifax, Sinacofi, Superintendencia de Bancos y/o Boletín Comercial.

      El retraso en el pago de las obligaciones por parte del deudor, conlleva un aumento de la deuda por los intereses y los gastos de cobranza extrajudicial, que son aquellos que se generan por las gestiones realizadas por el acreedor o empresa de cobranza, para la recaudación del dinero adeudado.

      Esta etapa de la cobranza no involucra a los tribunales de justicia.

    4. Cobranza judicial

      Por último, en esta etapa de la cobranza que tienen las empresas para el recupero de sus facturas. Por lo general, empieza a 90 o más días después de que vence la fecha de pago de la deuda.

      Básicamente, consiste en una demanda interpuesta por el acreedor en contra del deudor. En esta instancia es el tribunal quien analiza la situación y busca fórmulas de pago. En caso de que el deudor no cuente con los recursos para cubrir la obligación, el tribunal puede ordenar el embargo y remate de bienes cuyo valor sea proporcional a la deuda.

      Lo ideal es no llegar a este punto, puesto que implica inversión de tiempo y esfuerzos tanto para el acreedor como para el deudor. Sin embargo, lo más probable es que sea el acreedor el que deberá asumir los honorarios de cobranza judicial.

¿Cómo evitar llegar a cobranza judicial?

Una óptima gestión de cobro debería reducir al mínimo los casos llevados hasta la etapa judicial.  El optimizar la tasa de recaudo te permite cuidar las relaciones comerciales con los clientes.

Para lograrlo, es importante establecer un flujo de cobranza efectivo que permita:

      • Identificar fallas en el proceso.
      • Medir con precisión el impacto de cada una de las acciones de cobro.
      • Acercar personas, procesos y sistemas de gestión, con el fin de reducir tiempo y acelerar el cobro.

Duemint, basado en su experiencia y conocimiento del área, ha diseñado un flujo de cobranza que puede resumirse en 4 etapas claves:

      • Medir.
      • Organizar.
      • Contacto.
      • Negociación.

En conclusión,  mantener visible la secuencia de acciones y tareas empleadas en el proceso de cobro, incluyendo el monitoreo del estado de cada una de sus etapas de cobranza es clave y la puedes realizar mediante un software de cobranza como Duemint.

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