La respuesta está en los KPI´s más importantes, tales como el Days Sales Outstanding (DSO), el Average Days Delinquent (ADD), el Collections Effectiveness Index (CEI), entre otros que abordaremos a continuación.

1. Days Sales Outstanding (DSO) o período de cobro promedio

Es el tiempo promedio que tus clientes tardan en pagarte desde que se realiza la venta del producto o servicio. Se calcula de la siguiente manera:

DSO / Período de cobro promedio = (Cuentas por cobrar ÷ Total de ventas a crédito) x Número de días del período. 

Ejemplo:

Ohio Team vende un software que permite optimizar el área de marketing de las empresas en una sola plataforma online. Durante el mes de abril tuvieron una importante subida en la venta de su plan Premium debido a la publicidad que hubo en prensa y televisión, por lo que las ventas totales de la empresa cerraron en $50.000 dólares ese mes. Al mismo tiempo, las cuentas por cobrar totales de la empresa también subieron a $85.000 dólares.

Al querer calcular el período de cobro promedio para abril, Ohio Team aplicó la fórmula anterior:

DSO /  Período de cobro promedio = ($85.000 ÷ $50.000) x 30 = 51 días

Esto significa que, en promedio, Ohio Team necesita 51 días para cobrar los pagos de sus clientes después de la venta.

2. Average Days Delinquent (ADD) o promedio de días de mora

Esta métrica mide cuántos días tarda tu negocio en recibir el pago de la factura en comparación con el tiempo que debería tomar. Evaluar de cerca esta métrica te permite tener una mejor visión del plazo esperado para que las cuentas de alto riesgo paguen sus facturas pendientes.

ADD/ Promedio de días de mora = Días de ventas pendientes – Mejores días posibles de ventas pendientes.

Para calcular tus mejores días posibles de ventas pendientes o Best Possible Days Sales Outstanding (BPDSO), solo te enfocas en tus cuentas por cobrar actuales, ignorando cualquier factura vencida:

BPDSO = (Cuentas por cobrar actuales ÷ Ventas a crédito totales) x Número de días

Ejemplo:

En el ejemplo de DSO anterior, Ohio Team obtuvo un DSO de 51 días en el mes de abril. Sin embargo, al excluir sus facturas vencidas, la empresa calculó que sus cuentas por cobrar actuales eran de $63.000, lo que hacía que su mejor valor de DSO posible fuera de 37,8 días. Entonces, para este mes, su cálculo ADD arrojó:

ADD = 51 días – 37,8 días = 13,2 días 

Por lo tanto, sus clientes tardan una media de 13,2 días después de la fecha de vencimiento en liquidar sus facturas. 

3. Collections Effectiveness Index (CEI) o Índice de efectividad de cobranza

Este indicador mide el porcentaje de facturas que se cobran durante un período de tiempo determinado, mostrando así el nivel de eficiencia con el que la empresa cobra a sus clientes. Por ende, esta métrica también nos permite observar cuánto del dinero de las facturas se pierde debido a que estas se convierten en “incobrables”.

CEI / índice de efectividad de cobranza = (cuentas por cobrar iniciales + ventas a crédito mensuales - cuentas por cobrar finales finales actuales) x 100.

Ejemplo:

Volviendo al positivo mes de abril de Ohio Team ya sabemos que la empresa obtuvo un A/R total de $85.000, un A/R actual de $63.000 y unas ventas totales del mes de $50.000. Además, después de revisar sus registros financieros, la empresa estableció que sus cuentas por cobrar totales a principios de mes equivalen a $70.000 dólares.

CEI = 

Indice de efectividad de cobranzas= (A/R iniciales + Ventas a crédito mensuales – A/R finales totales) / (Cuentas por cobrar iniciales + Ventas a crédito mensuales – Cuentas por cobrar finales actuales) X 100

CEI = ($70.000 + $50.000 – $85.000) ÷ ($70.000 + $50.000 – $63.000) x 100 = 61,40%

Un CEI ideal sería alrededor del 80% o más. Por ende, en el caso de Ohio Team nos indica que se deben hacer mejoras, ya que en el período de un mes se cobra alrededor del 61,40% de las facturas.

4. Accounts Receivable Turnover (ART) o índice de rotación de cuentas por pagar

Este indicador establece la eficacia de una empresa para cobrar las facturas y convertir ese dinero en efectivo.  Un ART más alto indica que el equipo de finanzas está cobrando las facturas pendientes oportunamente, lo que genera un mejor flujo de caja. 

Rotación de cuentas por cobrar = Ventas netas a crédito ÷ Cuentas por cobrar promedio

Ejemplo:

Cuando Ohio Team revisa sus finanzas de 2023, señala que completó $1.200.000 en ventas netas a crédito mientras mantuvo un saldo promedio de cuentas por cobrar de $83.000.

ART = $1.200.000 ÷ $83.000 = 14,45

Por lo tanto, la empresa cobró sus facturas (es decir, las convirtió en efectivo) 14,45 veces el año anterior.

5. Bad debt-to-sales ratio o relación deuda-ventas incobrables

Esta métrica, también conocida como “índice de cancelación” , estima la porción de facturas impagas que no se podrán cobrar a futuro, debido a que ya cuentan como “deudas incobrables” para el equipo financiero. Dependiendo del tamaño de esta relación, tendremos claridad de si es necesario que el equipo supervise más de cerca la concesión de crédito a los clientes. 

Relación deuda incobrable/ventas = (deuda incobrable ÷ ventas totales) x 100

Ejemplo: 

Volviendo a sus estados financieros de febrero y queriendo determinar su relación entre deudas incobrables y ventas, Ohio Team señaló que si bien registró $50.000 dólares en ventas totales, también canceló $5.000 dólares en deudas incobrables.

Relación deuda incobrable / ventas = ($5.000 ÷ $50.000) x 100 = 10 %

Una relación entre deudas incobrables y ventas menor al 15% se considera buena, ya que indica una gestión eficaz del crédito y las cobranzas. Por el contrario, un ratio superior al 25% debería generar preocupaciones sobre los procedimientos de control crediticio y el riesgo financiero potencial. 

En este caso, Ohio Team se encuentra en un buen nivel de relación.

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