Problemas (y soluciones) de la cobranza manual

La gestión de cobranza, para muchos, puede ser una historia llena de drama: complicada, llena de giros inesperados y, a veces, terriblemente aterradora. Pero, como en todo cuento, siempre hay un héroe dispuesto a salvarnos el pellejo. Ven con nosotros a conocer a los malos de esta película y a descubrir por qué amamos la automatización y digitalización de las finanzas.

1. Gestión de cartera ineficiente

Tener actualizada la cartera de clientes para algunos es Misión: Imposible. Hay que hacer demasiadas piruetas para evitar que cualquier descuido haga que un cliente esté desactualizado. Y, como para tener una relación sana con tu clientela hay que tener las cuentas claras (esto aplica a todo tipo de relación, por cierto), nada mejor que dejar el papel y el lápiz a un lado y contar con herramientas que automaticen el estado de tu cartera sin necesidad de actualizar a mano.

2. Pérdida de archivos

Fin de mes. Viernes. Tienes planes. O simplemente vas a tirarte en el sofá. Vas a actualizar y enviar el histórico de facturación, ese archivo Excel guardado en tu computadora con más columnas que el Partenón griego. Y de repente… llega el momento fatídico que sabías que un día llegaría. Un mensaje en la pantalla: “Archivo corrupto”. Y el resto ya te lo puedes imaginar. ¿Qué hacer para que esto no ocurra? Digitalización al rescate: utiliza siempre archivos alojados en la nube (en Duemint utilizamos Google Drive, por ejemplo), e intenta minimizar los procesos manuales para reducir el margen de error al mínimo.

3. Fallas en las facturas hechas a mano

“¿Eso es un 3 o un 8?”, dijo mientras cometía un error que implicaría horas extra de trabajo para solucionarlo.

Seamos sinceros, desde que la humanidad comenzó a escribir en celulares, el amor por la gramática y la ortografía ha quedado en segundo plano. Y esto no suele ser un problema cuando redactando un mensaje de WhatsApp, pero cuando estamos escribiendo la información de una factura a mano, las cosas pueden ponerse más feas. Los errores tipográficos en las facturas son comunes y conllevan mucho tiempo para solventar, por que confiar en las computadoras puede salvar el día. 

Deja que las máquinas se encarguen del trabajo sucio y asegúrate de que tu proceso de facturación sea más certero y rápido. Tanto tú como tus clientes van a agradecerlo, créenos.

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4. Comprobantes enviados por vía "no-oficial"

Recibir un comprobante de pago por WhatsApp. Todo un clásico. Tan informal como ir en chalas a una reunión de negocios. Estos métodos "no oficiales" son difíciles de rastrear, verificar y archivar. La solución más propia de este siglo podría ser confiar un sistema integrado de cobranza que centraliza y legitima todas las transacciones, asegurando que cada centavo esté contabilizado. Como Duemint, por ejemplo ;)

5. Fragilidad de las facturas en papel

Mantener facturas en papel es tan seguro como guardar tu dinero debajo del colchón (muy poco seguro, por si te lo estabas pensando). Además de ocupar espacio físico, están expuestas a todo, desde incendios hasta cafés derramados. La digitalización de facturas no solo libera espacio en tu oficina, sino que también asegura que tus registros estén seguros, accesibles y, lo más importante, secos.

6. Emisión manual de facturas

Hablemos del elefante en la habitación: la emisión manual de facturas.
Es un proceso poco o nada eficiente, propenso a errores y, definitivamente, no escalable. La automatización no solo acelera el ritmo notablemente, sino que también abre la puerta a la integración con otros sistemas, como el seguimiento de pagos o la conciliación automática, creando un ecosistema financiero cohesivo y más eficiente.

En resumen

La cobranza manual es algo así como una reliquia del mundo antiguo, pero con muy pocos “pros”. Normalmente, acogerse a esta forma analógica de hacer las cosas suele responder simplemente a la falta de tiempo para actualizarse o a ese típico rechazo al cambio que es tan común en el ser humano. Pero las ventajas de la automatización y la digitalización son irrefutables: más control, menos fallos, más rapidez y mejor optimización de los recursos.

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