¿Pensar en la cobranza te levanta dolor de cabeza? Guarda la aspirina, porque con estos tips el proceso se hará un poquito más llevadero

Tanto para pequeños emprendedores como para grandes empresas, el proceso de cobro a clientes puede ser razón suficiente para terminar en terapia. Pero tenemos buenas noticias: algunas buenas prácticas te pueden hacer la vida mucho más fácil. ¡Empezamos!

1. Organízate

Sí, lo sabemos, suena evidente. Pero dedicar algo de tiempo para generar un organigrama del proceso de cobro te puede ahorrar algunos apuros después. 

Crea un diagrama de flujo de cobro claro que incluya los procedimientos a seguir en función del tipo de clientes o por rubro, y donde puedas ver el estado actual del proceso (no facturado, factura enviada, factura vencida...).

Para hacerlo bien, antes de empezar es útil plantearse algunas cosas: 

• ¿Cómo agrupo a mis clientes? Por volumen de facturas, por rubro, por su flujo de caja (si suelen pagar a tiempo o no), etc. 

• ¿Voy a contar con un sistema de notificaciones de facturas, avisos y vencimientos? ¿Cómo va a funcionar?

• Si hay varias personas a cargo del proceso, ¿van a dividirse por cliente o en función de otro parámetro como el estado de la factura?

2. Automatiza lo que puedas

Minimizar los procesos manuales también es sinónimo de éxito. Para no depender de esas notas apuntadas en un papelito que luego siempre se pierden, podemos ayudarnos de algún software de gestión de cobranzas como (¡oh, sorpresa!) Duemint.

Automatizar la cobranza tiene varios beneficios (además de hacer menos tareas a mano):

1. El estado de tus cuentas está más claro. De un vistazo, sabes exactamente el estado de un cliente o una factura.

2. Se cumplen los plazos que hayas establecido. Tú estableces los tiempos y las automatizaciones se ejecutan (como su nombre indica) de forma automática.

3. Se consigue que más clientes paguen a tiempo. Con la falta de control se pierde dinero: facturas que desaparecen, clientes que no sabemos con seguridad si han pagado, notas que se traspapelaron…

4. Se ahorra tiempo. Todo lo que se ahorra se puede invertir en otras tareas que aporten valor al negocio.

3. Repasa tus facturas

Por suerte, los tiempos de la factura en papel van quedando atrás. Pero las facturas electrónicas también requieren atención para evitar que se conviertan en facturas rechazadas.

Nada mejor para evitar el rechazo de una factura que hacer un chequeo previo que asegure que la información está completa (datos del deudor, cuantía, fechas).

4. Tu cartera de clientes, siempre al día

Es importante tener diferentes datos siempre actualizados como la antigüedad de cada cliente, su historial de pagos y en qué etapa de la gestión de cobranza se encuentra. Todo esto ayuda a establecer prioridades para que el equipo de cobranza optimice sus esfuerzos.

5. Identifica lo que funciona y repite

¿Has dado con alguna buena práctica? ¡Pues conviértela en costumbre! Para identificarlas, hay ciertos indicadores que nos ayudan a establecer cómo de exitoso (o desastroso) es nuestro proceso de cobranza:

• El plazo promedio de cobranza o PPC: mide el promedio de días transcurridos entre la emisión de facturas y el pago.

• Antigüedad (promedio) de la deuda: promedio de días transcurridos desde la facturación.

• Porcentaje de deuda vencida: porcentaje de la deuda total que ha vencido

• Porcentaje de cartera vencida: este valor nos muestra el porcentaje de la cartera vencida en un plazo determinado (1 mes, 15 días, etc.).

¿Te gustaría optimizar tu proceso de cobranza (y mucho más) con Duemint?

Pues déjanos tus datos aquí y un experto se pondrá en contacto contigo para contarte nuestras soluciones en detalle.