cobranza (f) Dícese del proceso de recaudación de una deuda establecida entre dos personas o entidades. Conformada por varias etapas, habitualmente gestionada de forma manual y que puede ser, a veces, todo un dolor de cabeza.

A quién no le han debido dinero alguna vez. Desde que le prestaste a Pedrito para un Súper 8 en 3º medio. Pero de grandes el tema puede ser algo más complejo, sobre todo cuando hablamos de negocios.

Por eso, a la hora de gestionar bien las cuentas, es importante empezar por lo básico: conocer los tipos de cobranza.

1. La cobranza preventiva

Ideal cuando tus deudores son como Pedrito, al que ya conocías y sabías que no era muy de devolver dinero a tiempo.

Si tus deudores tienen “alto riesgo de entrar en mora” (si sabes que tienen un flujo de caja débil, por ejemplo), lo ideal es realizar una cobranza preventiva. En esta etapa es importante adelantarse a ese posible impago enviando recordatorios desde el momento en que se envía la factura.

Su objetivo principal es generar hábitos de pago en los clientes, reduciendo así las deudas y las carteras incobrables. En las cuentas, como en la vida, mejor prevenir que curar.

2. La cobranza administrativa

La que aplica a la gran mayoría de los casos, con esas deudas que se pagan dentro de lo habitual. Un Pedrito que cumple (más o menos).

Engloba toda la gestión de control, seguimiento y cobranza de las deudas desde que se emite la factura hasta que se recauda. 

Si somos ordenados, este proceso se compone de:

• Gestión y seguimiento de los pagos desde antes de su fecha de vencimiento.

• Recaudo e identificación del pago.

• Recuperación, actualización y monitoreo de la cartera vencida.

• Contactos de negociación para recuperar créditos vencidos.

• Generación de informes de resultados.

Acá incluimos la cartera corriente y también la vencida con carácter temprano. Si la deuda lleva vencida más 21 días, pasamos a la siguiente etapa.

3. La cobranza extra-judicial

Es momento de ponernos algo más serios con Pedrito, que dijo que “nos lo devolvía mañana” y sigue sin pagar.

A través de este tipo de cobranza realizamos cobros y notificaciones a los clientes que han tenido atrasos en el pagos. En Chile, se puede notificar esta situación de morosidad a través de empresas como Dicom/Equifax, Sinacofi, Superintendencia de Bancos y/o Boletín Comercial.

Este retraso conlleva un aumento de la deuda debido a los intereses y los gastos causados por las gestiones que hayan sido necesarias para intentar cobrar esa deuda.

Como su nombre indica, esta etapa no involucra a los tribunales de justicia.

4. La cobranza judicial

Te lo advertimos, Pedrito. No hemos tenido más remedio que avisar a la profesora.

Cuando han pasado 90 o más días después de la fecha de vencimiento de pago de la deuda, es momento de ir a los tribunales.

La cobranza judicial consiste en una demanda interpuesta por el acreedor en contra del deudor. Será entonces el tribunal quien analice la situación y busque fórmulas de pago. En caso de que el deudor no cuente con los recursos para cubrir la obligación, el tribunal puede ordenar el embargo y remate de bienes cuyo valor sea proporcional a la deuda.

Lo ideal es no llegar a este punto, puesto que implica tiempo y esfuerzos (y bastante desgaste mental), aunque lo más probable es que el acreedor deba asumir los honorarios de cobranza judicial.

¿Cómo evitar llegar a la cobranza judicial?

Para intentar no llegar a ese punto tan desagradable con Pedrito, nada mejor que optimizar la gestión del cobro. Para ello, es clave identificar fallas en tu proceso habitual de cobranza, medir el impacto de cada una de las acciones de cobro y acercar personas, procesos y sistemas de gestión con el fin de reducir tiempo y acelerar el cobro.

O simplificar confiando en Duemint para que te ayude en esa tarea tan tediosa y necesaria que es cobrar bien y a tiempo.