Estos indicadores permiten identificar cuellos de botella, mejorar la eficiencia y reducir los tiempos de pago. A continuación, te explicamos las etapas del ciclo de vida de una factura, los KPIs clave, su fórmula de cálculo y ejemplos.

1. Emisión de la factura

La primera etapa es la creación y envío de la factura al cliente. Un proceso ágil y preciso en esta fase es crucial.

• KPI: Tiempo de emisión de la factura
  

  Fórmula: Tiempo de emisión de la factura = Fecha de emisión - Fecha de entrega del producto/servicio
  
  

  Ejemplo: Si entregas un producto el 1 de septiembre y emites la factura el 5 de septiembre, el tiempo de emisión es de 4 días.

  
  

• KPI: Porcentaje de facturas con errores
  

  Fórmula: Porcentaje de facturas con errores = (Número de facturas con errores / Número total de facturas emitidas) * 100

  
  Ejemplo: Si emites 100 facturas y 5 contienen errores, el porcentaje de facturas con errores es del 5%.

2. Recepción por parte del cliente

Una vez enviada la factura, es clave asegurar que el cliente la reciba y acepte sin contratiempos.

• KPI: Confirmación de recepción de la factura
  

  Fórmula: Confirmación de recepción = Fecha de confirmación de recepción - Fecha de envío de la factura
  
  

  Ejemplo: Si envías la factura el 5 de septiembre y el cliente confirma la recepción el 7 de septiembre, el tiempo de confirmación de recepción es de 2 días.

  
  

• KPI: Tasa de aceptación de facturas

  
  Fórmula: Tasa de aceptación de facturas = (Número de facturas aceptadas sin modificaciones / Número total de facturas enviadas) * 100

  
  Ejemplo: Si envías 50 facturas y 48 son aceptadas sin modificaciones, la tasa de aceptación es del 96%.

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3. Periodo de vencimiento

En esta fase, la factura está pendiente de pago antes de su vencimiento.

• KPI: Días de venta pendientes (DSO)

  
  Fórmula: DSO = (Cuentas por cobrar / Ventas totales) * Número de días del periodo
  
  

  Ejemplo: Si tienes cuentas por cobrar por $10,000, ventas anuales de $100,000, y analizas un periodo de 365 días, el DSO es de 36.5 días.

  
  

• KPI: Facturas en riesgo

  
  Fórmula: Facturas en riesgo = (Número de facturas cercanas a vencimiento / Número total de facturas pendientes) * 100

  
  Ejemplo: Si tienes 10 facturas a punto de vencer de un total de 50 facturas pendientes, el porcentaje de facturas en riesgo es del 20%.

4. Pago

En esta etapa, el cliente realiza el pago de la factura.

• KPI: Tasa de cumplimiento de pagos a tiempo

  
  Fórmula: Tasa de cumplimiento de pagos a tiempo = (Número de facturas pagadas a tiempo / Número total de facturas pagadas) * 100
  
  

  Ejemplo: Si de 100 facturas pagadas, 85 se pagaron a tiempo, la tasa de cumplimiento es del 85%.

  
  

• KPI: Tasa de recuperación de pagos atrasados

  
  Fórmula: Tasa de recuperación de pagos atrasados = (Número de facturas atrasadas cobradas / Número total de facturas atrasadas) * 100

  
  Ejemplo: Si tienes 20 facturas atrasadas y logras cobrar 15, la tasa de recuperación es del 75%.

5. Conciliación

Una vez recibido el pago, es importante conciliar las facturas correctamente.

• KPI: Tiempo de conciliación de pagos
  

  Fórmula: Tiempo de conciliación de pagos = Fecha de conciliación - Fecha de recepción del pago
  
  

  Ejemplo: Si recibes el pago el 10 de septiembre y lo concilias el 12 de septiembre, el tiempo de conciliación es de 2 días.

Medir el ciclo de vida de una factura y monitorear los KPIs adecuados en cada etapa del proceso de cobranza es esencial para mejorar el flujo de caja y reducir los tiempos de pago.

Implementar una solución automatizada, como la que ofrece Duemint, te permitirá gestionar estos KPIs de manera eficiente, asegurando un proceso de cobranza fluido y efectivo. Agenda tu demo gratis aquí