Quizás la respuesta a esta pregunta sea bastante heterogénea, y es que hay clientes que son buenos pagadores (escenario ideal) y los que requieren un esfuerzo adicional (detonadores de preocupaciones a fin de mes), ¿o no?

Lo que sí sabemos a ciencia cierta es que cobrar no es una tarea fácil, sobre todo cuando ya hemos sido insistentes en informar el estado de la deuda. Por eso, el cómo y cuándo se cobra son sumamente importantes, ya que marcarán la diferencia entre una comunicación oportuna e informativa o una comunicación tardía/ reactiva que afecte la buena relación.

3 Recomendaciones clave para optimizar la gestión de cobranza

1. Estructura un flujo de recordatorios de pago

Informar lineamientos de pago desde el principio de la relación comercial es vital. Esto tiene que ver con indicar fechas de facturación, tiempo límite para pago, posibles penalizaciones por atraso, entre otros factores que deberán ser detallados en el contrato. 

Pero, a partir de lo anterior, necesitas estructurar internamente cómo será la comunicación. Por ejemplo: se programará una cadena de notificaciones de correo electrónico que llegarán a tu cliente, informándole sobre el estado de su deuda: factura emitida, factura por vencer, factura vencida, resumen de deuda con cargos aplicados y, finalmente, pago recibido.

Lo anterior te permitirá mantener un flujo de notificaciones ordenado y coherente, sin dar lugar a confusiones o malentendidos en tus comunicaciones. Pero además, es importante que estos correos sigan lineamientos gráficos y de comunicación limpios, legibles y respetuosos, de modo que el mensaje sea recibido de forma clara, concisa y neutral sobre la situación de mora.

2. Ten un registro de comunicaciones ordenado y visible

¿A qué ejecutivo de cobranza no le ha pasado que necesita demostrar que el cliente fue informado de su deuda pero no encuentra los correos o registros de envío de información?  Para esto lo ideal es contar con un sistema o herramienta donde quede registrada cada comunicación emitida al cliente, así como el registro de sus pagos realizados y su situación de solvencia o morosidad. En Duemint, por ejemplo, lo llamamos “portal de clientes”. 

Estos portales son especialmente útiles para que tanto el equipo de cobranza como el mismo cliente pueda visualizar y estar actualizado. Esto evitará el desorden y ambas partes quedarán al corriente de la situación.

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3. Ofrecer flexibilidad en métodos de pagos

Cuando hablamos de “flexibilidad”proponemos que ofrezcas todas las facilidades posibles para recibir el pago de tus facturas a tiempo. En Duemint hemos comprobado que ofrecer distintos métodos de pago a los clientes contribuye a una recuperación más pronta de la deuda. Por ejemplo: darle la facilidad de pagar en línea a través de cuotas, con tarjeta de crédito, en modalidad suscripción, entre otras formas. 

Este apartado es especialmente importante, porque también trata de tener empatía con tu cliente, y ofrecerle los métodos en que puede pagar de forma más cómoda y sin alterar su flujo de efectivo, que seguramente puede ser escaso, dada la tardanza en regularizar su deuda.

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