Un software de cobranza es una herramienta diseñada para gestionar el proceso de recuperación de pagos de una empresa, a través de la automatización de procesos como emisión de facturas, envío de recordatorios de pago, conciliación bancaria, segmentación y priorización de clientes, generación de informes, entre otros procesos que, de lo contrario, deben hacerse manualmente y consumen un importante porcentaje de nuestro tiempo.

Pero, ¿cómo saber que es momento de comenzar a utilizar un software de cobranza en nuestra empresa? Aquí te damos algunas señales que te ayudarán a encontrar la respuesta:

• Poca o nula visibilidad del estatus de la cobranza 

¿Te cuesta identificar cuáles facturas están pagadas, cuáles están vencidas o por vencer? Esto quiere decir que no estás visualizando correctamente tu proceso de cobranza, lo que afectará directamente tu flujo de caja y, por ende, la salud financiera de tu empresa. 

Un buen software de cobranza te permitirá visualizar fácilmente el estatus de tus cuentas por cobrar, pudiendo ver cuáles documentos fueron pagados y cuáles están pendientes.

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Tipos de cobranza (para dummies)

• Atrasos frecuentes en el pago de las facturas

Si tienes un cúmulo de facturas que ya están vencidas o que están cerca de vencerse, y los clientes que se atrasan son siempre los mismos, es una alerta de que necesitas hacer más énfasis en el proceso de cobro de facturas, así como mejorar la comunicación con tus usuarios. 

Un software de cobranza te permite automatizar la comunicación de cuando una factura es emitida, está por vencer o ya se venció. 

• La conciliación bancaria es difícil y ocupa mucho tiempo

Suele ocurrir que la conciliación bancaria se hace de manera manual, en algunas instancias incluso “al ojo”, y esto puede derivar en errores que te llevarán, en casos más graves, a cobrarle dos veces a un cliente por ejemplo. Adicionalmente, se suma el tiempo en horas que puede tardar el ejecutivo en hacer el match entre el abono recibido con su factura asociada. 

Un software de cobranza te ayudará a hacer esta conciliación fácil y mucho más rápido, evitando errores y fomentando una mejor relación con tus clientes, al tener identificados todos sus abonos con la factura generada por el mismo sistema. 

• Poca claridad de las facturas rechazadas

Las facturas rechazadas pueden ser un dolor de cabeza constante en algunas empresas, y la razón tiene que ver con que no siempre son detectadas a tiempo, por lo que se termina perdiendo el IVA asociado a dichas facturas. En este aspecto, existen software de cobranza que te avisan en tiempo real cuando te rechazan una factura, pudiendo gestionar a tiempo y así evitar perder el impuesto.

• Falta de análisis y estrategia en el proceso de cobranza

Lo que no se mide, se desconoce. Si no tienes conocimiento del estatus de métricas como Days Sales Outstanding (DSO) o período de cobro promedio, Average Days Delinquent (ADD) o promedio de días de mora de tus clientes, entre otros, no estás teniendo un panorama claro del rendimiento de tu proceso de cobranza. 

Sabemos que con todas las tareas que conlleva un proceso de cobranza manual puede llegar a ser difícil tomar un tiempo para medir la situación de cada cliente. Sin embargo, con un software de cobranza puedes contar con todos los  indicadores que necesitas tener en cuenta, tanto a nivel general de tu proceso como segmentado por cada cliente.

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